1. Déclaration générale

Nous prenons votre vie privée très au sérieux et nous nous engageons à la protéger. Nous considérons que vous devez pouvoir facilement savoir quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et utilisons, et comprendre vos droits en lien avec celles-ci.

La présente politique de confidentialité (la « Politique de confidentialité ») explique nos politiques et pratiques quant à la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons les données à caractère personnel que nous recueillons sur nos espaces numériques, dans nos couvents ou pendant nos événements.

Nous vous recommandons de lire attentivement la présente Politique de confidentialité car elle contient des informations importantes sur vos données à caractère personnel.

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des remarques sur la présente Politique de confidentialité (voir la rubrique « Comment nous contacter » ci-dessous).

2. Qui sommes-nous ?

Les termes « nous », « notre » et « nos » désignent la Province d’Avignon-Aquitaine en tant que responsable du traitement de vos données à caractère personnel, sauf indication contraire dans la présente Politique de confidentialité.

La Province d’Avignon-Aquitaine de l’Ordre des Carmes Déchaux est une congrégation reconnue par décret du ministère de l’Intérieur le 9 décembre 1999 (N°SIRET : 440 060 630 000 41 APE : 913 A), dont le siège social est sis 10 Bis Rue Moquin-Tandon, 34090 Montpellier, France.

Vous trouverez nos coordonnées dans la rubrique « Comment nous contacter ? » ci-dessous.

3. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et comment sont-elles recueillies ?

Les données à caractère personnel sont des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Elles incluent par exemple le nom, l’adresse et le genre d’une personne.

Nous pouvons recueillir des données à caractère personnel directement auprès de vous (par exemple lorsque vous vous inscrivez à l’une de nos hôtelleries par téléphone ou sur place) ou indirectement (par exemple à partir de vos appareils électroniques qui interagissent avec nos espaces numériques : sites Internet, etc.).

3.1. Données que vous nous fournissez directement

Vous pouvez nous fournir des données :

- lorsque vous vous abonnez à nos bulletins d’information (sous forme papier ou numérique) ;
- lorsque vous prenez part à certains services proposés par nos espaces numériques (comme la formation spirituelle à distance) ;
- lorsque vous nous faites un don ;
- lorsque vous logez dans une de nos hôtelleries ;
- lorsque vous participez à l’un de nos événements.

Selon ce que vous nous fournissez, lesdites informations peuvent inclure :

- votre identité (y compris votre prénom, nom de famille, sexe, image) ;
- vos coordonnées (y compris votre adresse postale, e-mail, numéros de téléphone) ;
- votre statut personnel (y compris votre titre de civilité) ;
- certaines données de paiement (y compris les données de facturation) ;
- d’autres informations que vous pouvez fournir en remplissant des formulaires ou en nous contactant (y compris vos commentaires ou d’autres communications avec nous).

Nous vous informerons lorsque vos informations sont nécessaires pour traiter votre demande, pour répondre à vos demandes ou pour vous fournir nos services. Si vous ne donnez pas ces informations, cela peut retarder ou rendre impossible le traitement de votre demande, la réponse à vos questions et la fourniture des services.

Nous nous efforçons de veiller à ce que les données à caractère personnel que nous détenons soient exactes à tout moment. Nous vous encourageons donc à mettre à jour vos données au cas où des changements se produiraient. Nous pouvons également vous demander de mettre à jour vos données de temps à autre.

Nous vous recommandons de ne fournir que les données demandées ou nécessaires à votre requête, à l’exception des données sensibles relatives à la race, à l’origine ethnique, aux opinions politiques, aux croyances religieuses ou philosophiques, et des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.

Nous vous rappelons que nous ne fournissons pas nos services directement aux personnes âgées de moins de 18 ans et que nous ne recueillons pas de données à caractère personnel auprès de ces personnes. Nous vous demandons donc de ne pas nous fournir de données à caractère personnel de personnes âgées de moins de 18 ans.

3.2. Données recueillies indirectement

Nous pouvons recueillir des données lorsque vous utilisez nos espaces numériques, notamment votre adresse IP ou d’autres données de navigation (y compris le navigateur, le système d’exploitation, le modèle de l’appareil), par le biais de cookies ou de technologies similaires placés sur votre appareil. Certains cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de nos espaces numériques et d’autres sont utilisés à des fins d’analyse qui nous aident à vous fournir des services plus personnalisés et une meilleure expérience numérique. Pour plus d’informations sur les cookies et pour savoir comment modifier vos préférences, veuillez lire notre Politique en matière de cookies.

Si vous nous fournissez des données à caractère personnel concernant quelqu’un d’autre, vous devez vous assurer que vous avez le droit de nous divulguer ces données et que, sans que nous prenions d’autres mesures imposées par la législation en matière de protection des données, nous pouvons recueillir, utiliser et divulguer lesdites données pour les finalités décrites dans la présente Politique de confidentialité. Vous devez par exemple vous assurer que la personne concernée a connaissance des divers sujets exposés dans la présente Politique de confidentialité. La personne doit également donner les consentements énoncés dans la présente Politique de confidentialité en ce qui concerne la manière dont nous traitons ses données à caractère personnel.

4. Pourquoi recueillons-nous vos données à caractère personnel et comment les utilisons-nous ?

Nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel en nous fondant sur une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

- nous avons obtenu votre consentement préalable (par exemple lorsque vous vous abonnez à nos bulletins d’information). Veuillez noter qu’avec cette base juridique particulière, vous avez le droit de révoquer votre consentement à tout moment (voir ci-dessous « Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ? ») ;
- le traitement est nécessaire dans le cadre d’un contrat entre Province d’Avignon-Aquitaine (ou une de ses dépendances) et vous (par exemple lorsque vous nous faites un don) ;
- nous avons un intérêt légitime pour effectuer le traitement et cet intérêt légitime n’est pas éclipsé par vos intérêts, droits fondamentaux ou libertés (par exemple la prévention de la fraude aux moyens de paiement) ;
- nous devons traiter vos données à caractère personnel afin de respecter les lois et la réglementation en vigueur.

Selon le contexte, nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel pour :

- vous fournir les services que vous avez demandés ;
- effectuer des vérifications pour vous identifier et vérifier votre identité ;
- vous envoyer des communications, avec votre consentement préalable (voir la section « Communications ») ;
- répondre à vos questions, demandes et suggestions ;
- gérer les événements auxquels vous vous êtes inscrit et/ou auxquels vous avez participé ;
- détecter toute activité frauduleuse ou illégale ;
- surveiller et améliorer nos espaces numériques ;
- effectuer des analyses statistiques ;
- améliorer nos services ;
- fournir des informations aux organismes de réglementation lorsque la loi l’exige.

5. Communications (bulletin d’informations, invitations, etc.)

Avec votre consentement exprès préalable (généralement obtenu en cochant une case particulière dans un formulaire), vous pouvez recevoir des informations concernant des services ou des événements envoyés par Province d’Avignon-Aquitaine ou par ses dépendances.

Nous comptons sur votre consentement pour traiter les données à caractère personnel que vous nous fournissez pour cette finalité. Par conséquent, si vous ne souhaitez plus recevoir de telles informations, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir ci-dessous « Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ? »).

Nous pouvons vous demander de confirmer ou de mettre à jour vos préférences concernant ces communications si vous avez de nouveau recours à nos services, ou s’il y a des changements dans la loi, la réglementation ou la structure de notre organisation.

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel sont traitées pendant la période nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été recueillies, pour se conformer aux obligations légales et réglementaires et pour la durée de toute période nécessaire à l’établissement, l’exercice ou la défense de droits légaux.

Afin de déterminer les durées de conservation les plus appropriées pour vos données à caractère personnel, nous avons spécifiquement pris en compte la quantité, la nature et la sensibilité de vos données à caractère personnel, les raisons pour lesquelles nous avons recueilli vos données à caractère personnel, le service que vous méritez et attendez de nous ainsi que les exigences légales applicables. Par exemple :

- En ce qui concerne votre inscription en ligne, via un formulaire, à un de nos bulletins numériques d’information : vos données sont conservées tant que vous ne vous serez pas désabonnés explicitement (en cliquant sur lien correspondant), par suite elles seront supprimées, archivées ou anonymisées afin de respecter les obligations légales de conservation ;

- En ce qui concerne vos dons : vos données sont conservées pendant toute la durée de nos transactions et jusqu’à dix ans, puis supprimées, archivées, ou anonymisées afin de respecter les obligations légales de conservation.

7. Comment divulguons-nous et transférons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous ne pouvons divulguer vos données à caractère personnel qu’aux parties désignées ci-dessous et pour les raisons suivantes :

- Nous divulguons vos données à caractère personnel aux membres et/ou employé(e)s de la Province d’Avignon-Aquitaine qui ont besoin d’avoir accès à vos données à caractère personnel et qui sont autorisés à les traiter pour les finalités susmentionnées et qui s’engagent à en respecter la confidentialité.

- Nous pouvons être tenus par les dispositions obligatoires d’une loi applicable ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou autre demande légale, de divulguer vos données à caractère personnel à des autorités ou à des tiers.

- Nous pouvons également divulguer ou traiter vos données à caractère personnel conformément à la loi applicable pour défendre nos intérêts légitimes (par exemple dans le cadre d’une procédure civile ou pénale). Nous pouvons par exemple divulguer lesdites données à caractère personnel si nécessaire pour identifier, contacter ou intenter une action en justice contre une personne physique ou morale qui ne respecterait pas nos Conditions générales de vente et d’utilisation, ou qui perturberait d’autres utilisateurs de nos espaces numériques ou leur causeraient un préjudice.

8. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?

Toutes vos données à caractère personnel sont strictement confidentielles et ne seront accessibles qu’en cas de nécessité, uniquement par le personnel dûment autorisés de Province d’Avignon-Aquitaine.

La Province d’Avignon-Aquitaine a mis en place des mesures de sécurité pour protéger vos données à caractère personnel contre tout accès et utilisation non autorisés. Nous suivons des procédures de sécurité appropriées dans la conservation et la divulgation de vos données à caractère personnel afin d’empêcher l’accès non autorisé par des tiers et d’éviter la perte accidentelle de vos données. Nous limitons l’accès à vos données à caractère personnel aux personnes qui ont réellement besoin d’y accéder pour des raisons professionnelles. Les personnes qui accèdent à vos données seront soumises à un devoir de confidentialité à l’égard de Province d’Avignon-Aquitaine.

Nous avons également mis en place des procédures pour traiter toute atteinte présumée à la sécurité des données. Nous vous aviserons, ainsi que toute autorité de contrôle compétente, en cas d’atteinte présumée à la sécurité des données lorsque la loi nous impose de le faire.

Nous exigeons également des personnes à qui nous transmettons vos données à caractère personnel qu’elles respectent ce qui précède. Malheureusement, la transmission d’informations via Internet n’est pas totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas garantir la sécurité de vos données à caractère personnel que vous nous avez transmises via Internet. Une telle transmission se fait à vos propres risques et vous reconnaissez et acceptez que nous déclinons toute responsabilité en cas d’utilisation, de distribution, de dommage ou de destruction non autorisés de vos données, sauf dans la mesure où la loi nous oblige à endosser une telle responsabilité. Une fois que nous aurons reçu vos données à caractère personnel, nous appliquerons les mesures de sécurité susmentionnées.

9. Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ?

Conformément au droit applicable à la protection des données, vous pouvez à tout moment demander l’accès, la rectification, l’effacement et la portabilité de vos données à caractère personnel, ou en restreindre le traitement ou vous y opposer. Un résumé de ces droits est énoncé ci-dessous :

Votre droit d’accès : le droit de recevoir une copie de vos données à caractère personnel.

Votre droit de rectification : le droit de nous demander de rectifier toute erreur dans vos données ou de les compléter.

Votre droit à l’oubli : le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel, dans certaines situations.

Votre droit à la limitation du traitement : le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel, dans certaines circonstances, par exemple si vous contestez l’exactitude des données.

Votre droit à la portabilité des données : le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces données à un tiers, dans certaines situations.

Votre droit d’opposition au traitement : le droit d’opposition :
- à tout moment pendant le traitement de vos données à caractère personnel en vue des services demandés ;
- dans certaines autres situations, à la poursuite de notre traitement de vos données à caractère personnel, par exemple le traitement effectué sur la base de nos intérêts légitimes.

Vous pouvez à tout moment décider de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel. Si votre consentement est retiré, cela ne nous empêche pas de traiter vos données à caractère personnel en nous fondant sur d’autres bases juridiques, le cas échéant, telles que l’enregistrement de vos dons et la conservation des données comptables correspondantes conformément à la loi applicable.

Si vous ne souhaitez plus recevoir nos informations publicitaires ou promotionnelles, nous vous rappelons que vous pouvez révoquer votre consentement à leur communication à tout moment directement à partir du lien de désabonnement inclus dans chaque message électronique publicitaire que nous vous envoyons. Si vous le faites, nous mettrons rapidement à jour nos bases de données et prendrons toutes les mesures raisonnables pour répondre à votre demande le plus rapidement possible, mais nous pouvons continuer à vous contacter dans la mesure nécessaire en lien avec tout autre service que vous auriez demandé.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de votre autorité locale de protection des données en cas de violation présumée des règles de protection des données qui vous sont applicables.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous (voir « Comment nous contacter »).

Veuillez noter que si vous exercez l’un des droits mentionnés ci-dessus, il vous sera demandé de nous faire savoir quel droit vous souhaitez exercer et de nous fournir certaines informations (copie d’une carte d’identité, passeport ou autre pièce d’identité légalement reconnue) à des fins d’identification pour traiter votre demande et vous protéger contre les demandes frauduleuses émanant de tiers.

10. Comment nous contacter ?

Pour les questions ayant précisément trait aux e-mails d’information, nous vous rappelons que vous pouvez à tout moment vous désinscrire directement par le lien de « désabonnement » contenu dans tous les e-mails d’information que nous vous avons envoyés.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre Politique de confidentialité ou le traitement des données, vous pouvez contacter le délégué à la protection des données de la Province en complétant ce formulaire.

Vous pouvez également nous contacter par courrier à l’adresse suivante :

Province d’Avignon-Aquitaine
Couvent des Carmes
(Service de réclamation données personnelles)
10 bis rue Moquin-Tandon
34090 Montpellier

Si vous estimez, après avoir contacté la Province d’Avignon-Aquitaine, que vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation en ligne à la CNIL.

11. Modifications de la présente Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité reflète nos pratiques actuelles et peut être modifiée et mise à jour de temps à autre. Lorsque nous publions des changements à la présente Politique de confidentialité, nous modifions la « Date d’entrée en vigueur » en haut de la présente Politique de confidentialité pour indiquer quand de tels changements sont entrés en vigueur.

Si nous modifions la présente Politique de confidentialité d’une manière substantielle, nous vous en informerons par le biais d’un avis de modification.

12. Politique des cookies

12.1. Qu'est-ce qu'un cookie ?

Un cookie est un petit fichier texte sauvegardé sur votre ordinateur, votre tablette ou votre mobile et qui permet d’enregistrer et de suivre des données concernant votre utilisation du site Internet.

12.2. Quels cookies utilisons-nous ?

Deux types de cookies sont présents sur notre site :

- Des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de nos sites.

- Des cookies tiers
Ce sont notamment des cookies d'analyses statistiques qui recueillent des informations sur la navigation faite sur nos sites, nous permettant ainsi d'améliorer votre expérience utilisateur et d'adapter les services à vos préférences. La finalité de ces cookies n’est pas publicitaire, ils ne visent pas à proposer de nouveaux services en fonctions d’éventuelles informations récoltées.

12.3. Gérer vos préférences en matières de cookies

Vous pouvez facilement désactiver et/ou effacer les cookies de votre ordinateur, de votre tablette ou de votre mobile grâce à la gestion des paramètres de votre navigateur.

Nous vous informons cependant que la désactivation de certains cookies peut avoir des conséquences sur le bon fonctionnement du site concerné.

Afin de gérer les cookies au plus près de vos attentes nous vous invitons à paramétrer votre navigateur en tenant compte de la finalité des cookies.

Ci-dessous les instructions relatives à la gestion et à la désactivation des cookies, en fonction des navigateurs :

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